Cara Mendapatkan Klien Event Corporate untuk Photobooth
Kamu baru selesai menangani gathering kantor. Tamunya senang, antrean ramai sampai akhir acara, dan panitia sempat bilang "nanti kita pakai lagi ya". Sebulan berlalu, tidak ada kabar. Di saat yang sama, perusahaan lain di gedung sebelah memakai vendor photobooth yang belum pernah kamu dengar.
Klien corporate jarang datang dari iklan. Mereka datang dari rekomendasi, portofolio yang meyakinkan, dan vendor yang terlihat siap bekerja dengan prosedur perusahaan. Banyak vendor photobooth sudah bagus di hari acara, tapi lemah di sebelum dan sesudahnya: proposal seadanya dan tidak ada laporan setelah acara.
Artikel ini membahas cara mendapatkan klien event corporate untuk photobooth: menyiapkan portofolio, menyusun proposal, menawarkan branding perusahaan di frame, memakai voucher untuk tamu, dan mengirim laporan yang membuat klien memesan lagi.
Apa yang dicari klien event corporate dari vendor photobooth?
Klien event corporate mencari vendor photobooth yang bisa menampilkan brand perusahaan dengan rapi, menjaga antrean tetap tertib, dan memberi laporan yang bisa dipertanggungjawabkan ke atasan.
Panitia acara kantor biasanya bukan pemilik anggaran. Mereka harus menjelaskan pilihan vendor ke atasan atau bagian pengadaan. Vendor yang memudahkan panitia, dengan proposal jelas dan laporan rapi, punya peluang lebih besar dipilih dan dipilih lagi.
- Brand perusahaan tampil benar. Logo, warna, dan nama acara sesuai pedoman brand klien.
- Operasional tenang. Antrean tertib, cetakan cepat, dan booth tidak bermasalah di depan direksi.
- Kontrol biaya. Jumlah sesi dan cetakan sesuai anggaran yang disetujui.
- Bukti setelah acara. Foto, jumlah pemakaian, dan link galeri untuk laporan internal.
Langkah mendapatkan klien event corporate untuk photobooth
1. Susun portofolio khusus corporate
Pisahkan portofolio corporate dari portofolio wedding. Tampilkan contoh frame berlogo perusahaan, suasana booth di acara kantor, dan contoh cetakan. Kalau belum pernah menangani acara corporate, buat contoh frame untuk perusahaan fiktif supaya calon klien bisa membayangkan hasilnya. Minta izin klien sebelum memakai logo atau foto dari acara mereka di portofolio.
2. Datangi pintu masuk yang tepat
Klien corporate sering memesan lewat pihak ketiga. Bangun hubungan dengan event organizer, bagian HR atau people team, tim marketing yang sering mengadakan launching, dan pengelola venue seperti hotel atau ballroom. Satu event organizer yang puas bisa membawa beberapa acara dalam setahun.
3. Kirim proposal satu halaman
Panitia akan meneruskan proposal ke atasan, jadi isinya harus bisa dipahami tanpa penjelasan tambahan. Tulis durasi, jumlah cetak atau sesi, desain frame berlogo, cara tamu mendapatkan soft file, laporan setelah acara, dan apa yang tidak termasuk dalam harga. Sertakan juga data legal usaha dan cara pembayaran, karena bagian keuangan perusahaan biasanya memintanya.
4. Tawarkan branding perusahaan di frame
Frame adalah nilai jual paling terlihat untuk acara corporate. Desain frame dengan logo, warna brand, nama acara, dan tagar perusahaan di Frame Builder SmartBooth. Di Event Mode, satu event bisa memakai sampai 10 template, jadi kamu bisa menawarkan beberapa variasi, misalnya frame untuk sesi siang dan sesi malam, atau frame per divisi.
Minta file logo resmi dan pedoman brand dari klien. Kirim pratinjau frame dan cetak percobaan sebelum acara supaya tidak ada revisi mendadak di lokasi.
5. Pakai voucher untuk mengatur kuota tamu
Di acara corporate, sesi biasanya dibayar perusahaan, tapi jumlahnya tetap perlu dibatasi. Menu Voucher Massal SmartBooth membuat batch kode sekali pakai, misalnya 1 kode untuk 1 sesi, dengan diskon gratis penuh dan masa berlaku sesuai tanggal acara. Kode bisa dicetak lewat Export PDF lalu dibagikan di meja registrasi. Sistem voucher tersedia mulai paket Start.
Dengan cara ini, klien membayar jumlah sesi yang jelas, dan tamu tidak diminta membayar di booth.
6. Siapkan booth untuk antrean kantor
Acara kantor sering punya jeda yang padat, misalnya setelah sambutan atau saat makan siang. Aktifkan Auto Print dan Skip Share di Event Mode kalau antrean diperkirakan panjang, dan pasang batas cetak per sesi sesuai paket.
Laporan setelah acara yang membuat klien memesan lagi
Laporan setelah acara adalah bagian yang paling jarang dikerjakan vendor, padahal paling mudah membedakan kamu dari pesaing. Kirim dalam beberapa hari setelah acara, saat panitia sedang menyusun laporan internal.
- Link galeri event. Kirim link galeri beserta QR code-nya ke email klien langsung dari dashboard Event Mode. Masa berlaku link bisa diatur antara 1 sampai 365 hari.
- Pemakaian voucher. Detail batch Voucher Massal menampilkan jumlah kode aktif, terpakai, expired, dan dicabut. Angka ini menunjukkan berapa tamu yang benar-benar memakai booth.
- Contoh foto terbaik. Pilih beberapa foto yang menampilkan suasana acara dan frame berlogo.
- Catatan singkat. Tulis jam paling ramai dan saran untuk acara berikutnya, misalnya menambah durasi atau menambah booth.
Klien corporate tidak hanya membeli foto. Mereka membeli acara yang lancar dan laporan yang bisa ditunjukkan ke atasan.
Menjaga hubungan dengan klien corporate
Perusahaan punya kalender acara yang berulang: ulang tahun perusahaan, gathering akhir tahun, rapat kerja, peluncuran produk, dan acara hari besar. Catat tanggal acara klien dan hubungi mereka beberapa bulan sebelum acara serupa berikutnya. Tawarkan frame dengan konsep yang berbeda dari tahun lalu supaya klien merasa ada hal baru.
Tanyakan juga apakah ada divisi atau anak perusahaan lain yang punya acara sendiri. Rekomendasi internal dari panitia yang puas sering lebih kuat daripada proposal mana pun.
FAQ: Klien event corporate photobooth
Bagaimana cara photobooth mendapatkan klien corporate pertama?
Klien corporate pertama untuk photobooth paling mudah didapat lewat event organizer, pengelola venue, atau kenalan di bagian HR dan marketing. Siapkan portofolio corporate dan proposal satu halaman sebelum menghubungi mereka.
Apakah logo perusahaan bisa dipasang di frame photobooth SmartBooth?
Logo perusahaan bisa dipasang di frame photobooth lewat Frame Builder SmartBooth sebagai bagian dari desain frame PNG. Satu event di Event Mode bisa memakai sampai 10 template frame.
Bagaimana membatasi jumlah sesi tamu di event corporate?
Jumlah sesi tamu di event corporate bisa dibatasi dengan Voucher Massal SmartBooth, yaitu batch kode sekali pakai dengan jumlah kode sesuai paket klien. Setiap kode berubah status menjadi terpakai setelah digunakan.
Apa saja isi laporan photobooth setelah event corporate?
Laporan photobooth setelah event corporate sebaiknya berisi link galeri event, jumlah voucher yang terpakai, contoh foto terbaik, dan catatan jam paling ramai. Laporan ini membantu panitia menyusun laporan internal.
Langkah berikutnya menggarap pasar corporate
Pasar corporate dibangun dari satu acara yang rapi, lalu dilanjutkan dengan laporan dan komunikasi yang konsisten. Untuk teknis voucher, baca voucher photobooth untuk event corporate, dan untuk ide desain frame berlogo, lihat ide tema frame photobooth wedding, ulang tahun, dan corporate.
Fitur lengkap SmartBooth ada di halaman fitur, pilihan paket di halaman harga, dan kalau ada pertanyaan, hubungi kami lewat halaman kontak.