Voucher Photobooth untuk Event Corporate: Tamu Tidak Perlu Bayar di Booth

Voucher Photobooth untuk Event Corporate: Tamu Tidak Perlu Bayar di Booth

Gathering kantor, 400 karyawan, booth dipasang di dekat pintu ballroom. Klien sudah membayar paket di depan dan meminta satu hal: tamu tidak boleh diminta bayar di booth. Tapi klien juga tidak mau booth dipakai tanpa batas oleh orang yang sama sepanjang malam.

Di sinilah banyak vendor kebingungan. Mematikan pembayaran membuat sesi tidak terkontrol. Menyalakan QRIS membuat tamu bingung karena merasa acaranya gratis. Mencatat manual di kertas membuat antrean melambat dan rekap jadi berantakan.

Artikel ini membahas cara memakai voucher photobooth untuk event corporate: jenis voucher yang bisa kamu buat, cara membagikan kodenya ke tamu, dan cara memastikan jumlah sesi sesuai paket yang dibeli klien.

Kenapa voucher cocok untuk event corporate?

Voucher cocok untuk event corporate karena tamu bisa berfoto tanpa membayar di booth, sementara setiap sesi tetap tercatat dan dibatasi sesuai paket klien. Voucher mengubah sesi yang sudah dibayar klien menjadi kode yang bisa dihitung. Kamu dan klien bisa melihat berapa kode yang sudah terpakai dan berapa yang tersisa.

Dua jenis voucher photobooth di dashboard SmartBooth

SmartBooth punya dua jenis voucher: Kode Voucher untuk satu kode yang dipakai banyak tamu, dan Voucher Massal untuk kode sekali pakai. Sistem voucher diskon dan kupon tersedia mulai paket Start. Ada dua menu yang bisa kamu pakai, tergantung kebutuhan acara.

Kode Voucher: satu kode untuk banyak tamu

Di menu Kode Voucher, kamu membuat satu kode dengan aturan sendiri. Pilih layanan kiosk (Photobooth atau Extra Print), tipe diskon (potongan tetap dalam rupiah atau persen), nilai diskon, minimal pembelian, batas kuota pemakaian, dan tanggal kedaluwarsa.

Cara ini cocok untuk promo, misalnya kode diskon untuk karyawan klien yang berlaku di booth mal selama seminggu. Kamu cukup menyebarkan satu kode, dan kuotanya berkurang setiap kali dipakai.

Voucher Massal: kode sekali pakai untuk setiap tamu

Untuk event corporate, menu Voucher Massal biasanya lebih pas. Kamu membuat satu batch berisi banyak kode sekali pakai. Pengaturannya:

Setiap kode di batch punya status sendiri: aktif, terpakai, expired, atau dicabut. Kalau acara batal atau diundur, kamu bisa mengubah tanggal, mengubah diskon, atau mencabut seluruh batch.

Cara menyiapkan voucher photobooth untuk event corporate

1. Sepakati kuota dengan klien

Jumlah kode voucher ditentukan dari kesepakatan dengan klien. Tanyakan perkiraan jumlah tamu dan apakah setiap tamu boleh berfoto lebih dari sekali. Dari situ, tentukan jumlah kode. Tambahkan cadangan untuk tamu VIP atau tamu yang datang bergantian dengan pasangannya.

2. Buat batch di Voucher Massal

Pilih tipe layanan Photobooth dengan diskon Gratis kalau klien menanggung seluruh sesi. Isi masa berlaku sesuai tanggal acara, jangan dibiarkan terbuka berbulan-bulan.

3. Atur metode pembayaran di alur sesi

Di pengaturan alur sesi perangkat, langkah Pembayaran punya dua pilihan: QRIS dan kode voucher. Untuk event yang sepenuhnya dibayar klien, kamu bisa mematikan QRIS dan menyisakan kode voucher saja, supaya tamu tidak melihat pilihan bayar yang membingungkan. Minimal satu metode harus tetap aktif.

4. Uji satu kode sebelum tamu datang

Masukkan satu kode di kiosk dan jalankan sesi lengkap sampai cetakan keluar. Cek juga di dashboard bahwa status kode itu berubah menjadi terpakai.

Cara membagikan kode voucher ke tamu event

Kode voucher bisa dibagikan lewat kartu cetak, struk printer thermal, panitia klien, atau petugas antrean. Kode yang bagus tidak berguna kalau tamu tidak tahu cara mendapatkannya.

Sebelum acara, kirim jumlah kode dan cara pembagiannya ke klien secara tertulis. Ini mencegah salah paham kalau kuota habis lebih cepat dari perkiraan.

Laporan pemakaian voucher setelah acara

Laporan pemakaian voucher ada di detail batch Voucher Massal. Setelah acara, buka detail batch untuk melihat jumlah kode aktif, terpakai, expired, dan dicabut. Angka ini bisa kamu sertakan dalam laporan ke klien bersama link galeri event. Klien jadi tahu berapa tamu yang benar-benar memakai booth, dan kamu punya data untuk menawarkan paket berikutnya.

FAQ: Voucher photobooth untuk event corporate

Apakah voucher bisa dipakai untuk cetak tambahan?

Voucher SmartBooth bisa dipakai untuk cetak tambahan dengan memilih tipe layanan Extra Print saat membuat voucher. Di layar Cetak Tambahan, tamu bisa membayar dengan QRIS atau voucher.

Bagaimana kalau internet di venue putus?

Voucher SmartBooth tetap bisa divalidasi dari salinan lokal di kiosk saat internet venue putus, asalkan aplikasi sempat tersinkron saat online. Pemakaiannya dilaporkan ke dashboard begitu koneksi kembali.

Bisakah voucher dicetak sebagai QR di printer thermal?

Voucher QR bisa dicetak di printer thermal. SmartBooth mendukung printer kasir atau thermal yang drivernya terinstal di Windows untuk mencetak struk dan voucher QR.

Apa yang terjadi kalau kode sudah terpakai?

Kode sekali pakai di Voucher Massal berubah status menjadi terpakai dan tidak bisa dipakai lagi. Untuk Kode Voucher biasa, kode berhenti berlaku saat kuota pemakaiannya habis atau melewati tanggal kedaluwarsa.

Ringkasan: voucher photobooth untuk event corporate

Voucher membuat event corporate terasa gratis bagi tamu, tapi tetap terukur bagi kamu dan klien. Untuk menyiapkan booth sebelum berangkat, baca checklist H-1 sebelum membawa photobooth ke event, dan kalau antrean diperkirakan panjang, lihat cara menangani antrean dengan Event Mode.

Fitur lengkap SmartBooth ada di halaman fitur, pilihan paket di halaman harga, dan kalau ada pertanyaan, hubungi kami lewat halaman kontak.