Checklist H-1 Sebelum Membawa Photobooth ke Event

Telepon dari klien datang jam tujuh pagi. Tamu mulai masuk jam sepuluh. Kamu baru sadar kabel USB kamera tertinggal di studio, dan stok kertas hanya cukup untuk setengah acara.

Hampir semua masalah photobooth di hari event sebenarnya bisa ditemukan sehari sebelumnya. Masalahnya, persiapan sering dilakukan dari ingatan, bukan dari daftar. Yang biasa dicek akan dicek, yang jarang terjadi akan terlewat.

Artikel ini membahas checklist H-1 sebelum membawa photobooth ke event: perangkat, cetak, pengaturan software, pembayaran, sampai rencana cadangan kalau sesuatu tidak berjalan sesuai rencana.

Kenapa checklist dilakukan H-1, bukan di hari H?

Di hari H, waktu kamu habis untuk loading barang, merakit booth, dan berkoordinasi dengan vendor lain. Kalau ada yang kurang, sudah tidak ada waktu untuk membeli atau mengambilnya.

H-1 memberi ruang untuk memperbaiki. Toko masih buka, tim masih bisa dihubungi, dan klien masih bisa ditanya soal detail yang belum jelas.

1. Perangkat dan kabel

Rakit booth lengkap seperti di lokasi, lalu jalankan beberapa sesi percobaan. Jangan hanya menyalakan perangkat satu per satu.

• Kamera. Pastikan kamera terbaca di software dan baterai atau adaptor daya terpasang. Kalau memakai DSLR, cek kamera kamu ada di daftar kamera yang sudah diuji.
• Kabel cadangan. Siapkan satu kabel USB kamera, satu kabel printer, dan satu kabel daya tambahan. Kabel adalah barang yang paling sering tertinggal.
• Stop kontak. Tanyakan ke panitia posisi sumber listrik terdekat. Bawa terminal dengan kabel yang cukup panjang.
• Lampu. Cek hasil foto dengan lampu menyala, terutama kalau lokasi acara di dalam ruangan dengan cahaya redup.

2. Printer dan kertas

Hitung kebutuhan kertas dari perkiraan tamu

Tanyakan ke klien perkiraan jumlah tamu dan lama acara. Dari situ, perkirakan jumlah sesi dan tambahkan cadangan. Kalau booth menawarkan cetak tambahan, masukkan juga ke hitungan.

Cetak percobaan dengan template event

Cetak minimal satu lembar dengan frame yang akan dipakai di acara. Cek posisi nama mempelai atau logo klien, warna, dan potongan kertas. Kesalahan ketik di frame lebih mudah diperbaiki sekarang daripada setelah 50 lembar tercetak.

Siapkan rencana kalau printer bermasalah

Untuk acara besar, satu printer bisa menjadi titik lemah. SmartBooth Assistant bisa mengatur satu booth dengan beberapa printer, jadi antrean cetak tidak berhenti total kalau satu printer perlu ganti kertas.

3. Pengaturan software

Untuk wedding dan gathering, aktifkan Event Mode dan cek pengaturannya satu per satu:

• Template event. Pastikan frame yang aktif adalah frame acara ini, bukan frame acara sebelumnya.
• Auto print. Tentukan apakah hasil langsung dicetak setelah sesi selesai, supaya antrean bergerak cepat.
• Skip share. Kalau tamu tidak perlu memindai QR di layar, langkah ini bisa dilewati untuk mempersingkat sesi.
• Galeri untuk klien. Siapkan akses galeri supaya klien bisa melihat semua foto setelah acara.

Jalankan satu sesi penuh dari layar awal sampai cetakan keluar. Cara ini paling cepat menemukan pengaturan yang terlewat.

4. Pembayaran dan voucher

Event privat biasanya dibayar klien di depan, jadi tamu tidak perlu membayar per sesi. Kalau booth kamu tetap menerima pembayaran di lokasi, misalnya untuk bazar atau event publik, cek dua hal:

• QRIS. Lakukan satu transaksi percobaan dan pastikan pembayaran terkonfirmasi otomatis di layar.
• Voucher. Siapkan kode voucher sebagai cadangan kalau tamu kesulitan membayar atau untuk tamu VIP dari klien.

5. Koneksi internet

Jangan berasumsi lokasi acara punya internet yang stabil. Gedung, basement, dan villa sering bermasalah. Tanyakan ke panitia apakah ada Wi-Fi, lalu siapkan hotspot cadangan.

Pelajari juga apa saja yang tetap berjalan saat booth offline dan apa yang perlu disiapkan sebelumnya. Penjelasannya ada di artikel cara kerja offline mode.

6. Koordinasi dengan klien dan tim

• Jam loading. Konfirmasi jam boleh masuk lokasi dan berapa lama waktu setup.
• Posisi booth. Minta denah atau foto lokasi. Hindari titik yang membelakangi jendela terang.
• Kontak di lokasi. Catat nomor koordinator acara, bukan hanya nomor klien.
• Pembagian tugas. Tentukan siapa yang menjaga antrean, siapa yang mengurus printer, dan siapa yang membawa barang cadangan.

Simpan checklist ini sebagai template. Setiap selesai event, tambahkan satu hal yang hampir terlewat. Dalam beberapa bulan, daftar kamu akan jauh lebih lengkap dari ingatan siapa pun.

FAQ: Persiapan photobooth sebelum event

Berapa lama waktu setup photobooth di lokasi?

Tergantung ukuran booth dan jumlah perangkat. Sediakan waktu cadangan sekitar satu jam di luar waktu merakit, untuk sesi percobaan dan perbaikan kecil.

Berapa banyak kertas yang perlu dibawa?

Hitung dari perkiraan jumlah sesi dikali jumlah cetakan per sesi, lalu tambahkan cadangan untuk cetak tambahan dan cetakan gagal.

Apa yang harus dilakukan kalau internet di lokasi tidak ada?

Siapkan hotspot cadangan dan pastikan kamu sudah tahu fitur apa saja yang tetap berjalan saat booth offline.

Perlukah sesi percobaan kalau perangkat baru dipakai kemarin?

Perlu. Template dan pengaturan berbeda di setiap acara. Satu sesi percobaan dengan template event menghindari kesalahan yang terlihat oleh semua tamu.

Event lancar dimulai sehari sebelumnya

Checklist H-1 tidak membuat acara bebas masalah, tapi membuat masalah ketahuan saat masih bisa diperbaiki. Untuk menghadapi tamu yang datang bergelombang, baca juga cara menangani antrean panjang dengan Event Mode, dan kalau satu printer tidak cukup, lihat kapan butuh SmartBooth Assistant.

Fitur lengkap SmartBooth ada di halaman fitur, pilihan paket di halaman harga, dan kalau ada pertanyaan, hubungi kami lewat halaman kontak.