Ide Photobooth untuk Seminar dan Konferensi
Konferensi satu hari di sebuah hotel. Sesi pagi baru selesai, dan 300 peserta keluar dari ruang utama menuju area coffee break. Dalam lima belas menit, mereka harus kembali duduk. Di pojok lobi, booth kamu sudah dikerumuni: ada yang ingin foto bersama rekan kantor, ada yang ingin foto dengan latar nama acara, dan ada yang hanya lewat sambil melirik antrean.
Seminar dan konferensi punya ritme yang berbeda dari pesta. Peserta datang dalam gelombang pendek saat jeda, mereka datang dengan identitas profesional, dan penyelenggara biasanya ingin booth ikut menguatkan nama acara serta sponsor. Kalau alur sesinya lambat, antrean tidak habis sebelum sesi berikutnya dimulai.
Artikel ini membahas ide photobooth untuk seminar dan konferensi: frame dengan nama acara dan sponsor, pengaturan Event Mode untuk jeda singkat, voucher untuk peserta, dan galeri foto untuk penyelenggara.
Kenapa photobooth seminar dan konferensi perlu alur yang cepat?
Photobooth seminar dan konferensi perlu alur yang cepat karena peserta hanya punya jeda 15 sampai 30 menit di antara sesi. Satu sesi foto yang singkat membuat lebih banyak peserta terlayani sebelum acara dilanjutkan.
Angka jeda ini ilustrasi, jadi tanyakan jadwal asli ke penyelenggara. Dari jadwal itu kamu bisa memperkirakan berapa sesi yang bisa selesai di tiap jeda, lalu menentukan layout dan jumlah foto yang masuk akal.
Ide frame photobooth untuk seminar dan konferensi
Frame untuk konferensi memuat nama acara, tanggal, dan tagar resmi, dengan identitas sponsor yang tidak mengalahkan foto. Tamu profesional biasanya lebih suka desain bersih daripada ornamen ramai.
- Frame nama acara. Judul konferensi, tahun, dan tagar di bawah slot foto. Pakai logo resmi dari panitia, bukan hasil unduhan dari internet.
- Frame sponsor. Satu baris logo sponsor utama di bagian bawah. Minta persetujuan panitia untuk urutan dan ukuran logo.
- Frame per sesi atau topik. Satu desain dasar dengan warna berbeda untuk tiap track atau hari.
- Frame pembicara. Desain khusus untuk foto bersama pembicara, dengan ruang lebih lega untuk dua atau tiga orang.
Di Event Mode SmartBooth, satu event bisa memakai sampai 10 template frame, jadi semua variasi tadi bisa disediakan sekaligus. Cara menyusunnya ada di membuat frame photobooth yang terbaca warna dan font. Untuk porsi logo yang pas, baca branding dan watermark foto photobooth sebagai promosi.
Cara mengatur Event Mode untuk jeda singkat
Event Mode mengatur booth khusus acara dari dashboard SmartBooth dan tersinkron ke aplikasi booth. Untuk konferensi, beberapa pengaturan ini paling berguna.
1. Atur tanggal dan jam acara
Isi tanggal mulai, tanggal selesai untuk acara beberapa hari, serta jam mulai dan selesai. Event akan berjalan sesuai jadwal yang kamu buat.
2. Aktifkan Auto Print dan Skip Share
Auto Print mencetak hasil langsung setelah sesi, dan Skip Share melewati layar bagikan supaya sesi berikutnya segera dimulai. Kombinasi ini menjaga antrean tetap bergerak saat jeda singkat.
3. Pertimbangkan QR per Sesi
Untuk peserta yang ingin soft file untuk media sosial profesional, aktifkan QR per Sesi. Setelah cetak, tamu mendapat QR soft file sesinya sendiri. Fitur ini menambah satu layar di akhir sesi, jadi pertimbangkan dampaknya ke kecepatan antrean.
4. Batasi cetak per sesi
Isi batas cetak per sesi sesuai kesepakatan dengan penyelenggara. Peserta konferensi umumnya cukup dengan satu atau dua cetakan, sehingga stok kertas lebih mudah dihitung.
Voucher untuk peserta dan hubungannya dengan tiket
Voucher Massal memberi peserta sesi gratis lewat kode sekali pakai tanpa membayar di booth. Sistem voucher tersedia mulai paket Start, dan satu batch berisi 100 sampai 500 kode.
- Kode di kit peserta. Dari detail batch, Export PDF mencetak daftar kode di kertas A4. Potong dan masukkan ke kantong peserta bersama lanyard.
- Kode untuk sponsor. Batch terpisah memudahkan kamu melaporkan berapa kode yang dipakai tamu sponsor.
- Masa berlaku. Atur tanggal sesuai hari konferensi supaya kode tidak dipakai di luar acara.
- Cetak tambahan. Voucher bertipe Extra Print memberi satu cetakan tambahan per kode.
Langkah membuat batch ada di voucher photobooth untuk event corporate. Uji satu kode sampai cetakan keluar sebelum peserta datang.
Sepakati ke mana foto peserta boleh dipublikasikan sebelum acara, lalu tulis di pengumuman. Peserta lebih nyaman ketika tahu foto mereka masuk galeri acara.
Galeri dan laporan untuk penyelenggara
Penyelenggara bisa menerima semua foto lewat link galeri event dan melihat pemakaian voucher di detail batch. Dua hal ini cukup untuk laporan sederhana setelah acara selesai.
- Link galeri event. Kirim link dan QR galeri ke email panitia dari dashboard. Masa berlaku link bisa diatur 1 sampai 365 hari.
- Status voucher. Detail batch menampilkan jumlah kode aktif, terpakai, expired, dan dicabut.
- Traffic booth. Dashboard memantau traffic booth harian, berguna untuk konferensi beberapa hari.
Soal privasi foto peserta, baca keamanan data foto pelanggan photobooth.
FAQ: Photobooth seminar dan konferensi
Bagaimana mengatur photobooth supaya antrean habis saat jeda sesi?
Antrean photobooth saat jeda sesi dijaga lewat Auto Print dan Skip Share di Event Mode SmartBooth. Hasil langsung dicetak dan sesi berikutnya segera dimulai, jadi peserta lebih cepat terlayani.
Bagaimana peserta konferensi mendapat sesi foto gratis?
Peserta konferensi mendapat sesi foto gratis lewat Voucher Massal SmartBooth. Setiap kode sekali pakai dan statusnya tercatat di detail batch.
Bisakah logo sponsor dipasang di frame photobooth?
Logo sponsor bisa dipasang di frame photobooth lewat overlay PNG di Frame Builder SmartBooth. Gunakan file logo resmi dan minta persetujuan panitia untuk ukuran dan posisinya.
Bagaimana penyelenggara mendapat semua foto konferensi?
Penyelenggara mendapat semua foto konferensi lewat link galeri event yang dikirim dari dashboard SmartBooth ke email panitia. Masa berlakunya bisa diatur antara 1 sampai 365 hari.
Langkah berikutnya setelah rencana konferensi siap
Kalau acaranya berlangsung di hotel, baca menyiapkan photobooth untuk acara di hotel dan ballroom. Untuk acara dengan stan sponsor dan laporan brand, lihat ide photobooth untuk pameran brand dan peluncuran produk.
Fitur lengkap SmartBooth ada di halaman fitur, pilihan paket di halaman harga, dan kalau ada pertanyaan, hubungi kami lewat halaman kontak.